Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Envimmo is een product van Envimmo BV, met maatschappelijke zetel te Pastoor Nijsstraat 12, 3200 Aarschot, België. Ondernemingsnummer: 1041.838.693 (btw BE 1041.838.693). Voor vragen over privacy: info@env.immo.

2. Algemene toelichting

Envimmo engageert zich voor de bescherming van uw persoonsgegevens en draagt de privacy van de gebruikers van haar website, haar klanten en haar contacten hoog in het vaandel. Dit betekent dat al het mogelijke in het werk wordt gesteld om uw privacy zoveel als mogelijk te beschermen en ervoor te zorgen dat u ons met een gerust gevoel uw gegevens kan toevertrouwen, zonder dat daarvan misbruik wordt gemaakt.

Envimmo behandelt uw persoonsgegevens dan ook overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna: AVG) en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Tijdens uw bezoek aan onze website, wanneer wij een opdracht voor u uitvoeren, wanneer wij een dienst aan u verlenen of wij met u communiceren, is het mogelijk dat u met ons persoonlijke informatie deelt, zodat wij u niet enkel kunnen identificeren als individu (bijvoorbeeld uw naam en voornaam, uw e-mailadres, uw thuisadres, uw vast of mobiel telefoonnummer, etc.) maar tevens ook op uw vragen kunnen antwoorden of diensten kunnen leveren. Dit zijn de persoonsgegevens waarover hieronder gesproken wordt. Door het gebruik van onze website www.env.immo en/of onze diensten aanvaardt u onvoorwaardelijk deze privacyverklaring alsook de gebruiksvoorwaarden.

Onder verwerking van gegevens wordt verstaan: elk soort van behandeling van persoonsgegevens. Dit begrip bevat onder meer een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt via deze website en andere wijzen waarop Envimmo deze gegevens kan ontvangen, zoals e-mail, briefwisseling of registratieformulieren.

Envimmo is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens op onze eigen website. Wij zijn niet aansprakelijk voor de verwerking van uw gegevens die worden verzameld door eventuele partners waar wij desgevallend mee samenwerken.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

4. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van artikel 6.1 AVG.

Envimmo verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het beheer van vastgoedportefeuilles en huuradministratie;
• betalingsopvolging, bankreconciliatie en financiële rapportage;
• contractbeheer en digitale ondertekening;
• compliance-opvolging (keuringen, attesten, vervaldata);
• communicatie: notificaties, automatische aanmaningen, uitnodigingen;
• helpdesk: afhandeling van meldingen door huurders;
• het treffen van maatregelen ter verificatie van uw (persoons)gegevens bij aanmelding op uw account van de website, evenals het treffen van voorzieningen ter beveiliging van uw persoonsgegevens;
• de controle van de hoedanigheid van “onderneming”, met name controle van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen;
• het overgaan tot de levering en facturatie van de producten aangeboden via onze website of via een andere weg;
• de technische administratie van onze website, alsook het beheer van onze klantenadministratie.

Daarnaast verwerkt Envimmo uw persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde, onder meer in het geval van volgende doeleinden:

• de uitoefening van fundamentele rechten, onder meer het instellen van een rechtsvordering, zowel door ons als door een derde;
• de controle van de hoedanigheid van “onderneming”;
• het vermijden van frauduleus gebruik van onze website;
• de beveiliging van het platform, de verbetering van onze dienstverlening en het bijhouden van audit logs.

Verder geeft u door akkoord te gaan met deze privacyverklaring ons uw toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken voor volgende doeleinden:

• het opnemen van contact teneinde uw vraag of opmerking te beantwoorden, zowel via e-mail als telefonisch;
• het verstrekken van actuele informatie omtrent eventuele aanbiedingen of nieuwigheden, al dan niet op basis van gepseudonimiseerde gebruikersprofielen;
• persoonlijk advies en prospectie, onder meer door het versturen van nieuwsbrieven en door het opstellen van gepseudonimiseerde gebruikersprofielen waarbij wij op basis van uw surfgedrag onze aanbiedingen personaliseren;
• na de persoonsgegevens anoniem te hebben gemaakt, statistieken op te maken met betrekking tot het aantal bezoeken van de verschillende onderdelen van de website;
• het behandelen van uw sollicitatie;
• om u onze dienstverlening aan te bieden of uit te voeren;
• voor alle andere doeleinden waarvoor u uw toestemming gegeven heeft.

Indien Envimmo een verwerking van uw persoonsgegevens tracht uit te voeren voor een doel dat niet in deze privacyverklaring is voorzien, zullen wij u op het door u opgegeven e-mailadres contacteren om u in te lichten over deze nieuwe verwerking en het doel ervan. U zal uiteraard de mogelijkheid hebben om deze verwerking te weigeren.

5. Rechtsgronden

De rechtsgronden op basis waarvan Envimmo uw persoonsgegevens verwerkt, zijn de volgende:

• de toestemming die wij van u hebben verkregen om uw persoonsgegevens te verwerken;
• de noodzakelijkheid voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent (beheer huurcontracten, betalingen, communicatie met huurders);
• de noodzakelijkheid om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust (financiële administratie, bewaarplicht boekhoudkundige stukken);
• de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde (beveiliging van het platform, verbetering van de dienstverlening, audit logs, fraudepreventie), waarbij wij deze belangen steeds afwegen tegen uw rechten en vrijheden.

Houd er rekening mee dat bepaalde functionaliteiten van onze website niet beschikbaar zijn indien u uw persoonsgegevens niet wenst mee te delen of het gebruik van bepaalde cookies weigert.

U heeft steeds het recht om uw gegeven toestemming terug in te trekken. Dit kan door middel van een schriftelijk of elektronisch verzoek met een bewijs van uw identiteit aan ons te richten of door u uit te schrijven van onze nieuwsbrief.

De intrekking van uw toestemming doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerkingen die reeds gebeurden op basis van uw toestemming vóór de intrekking ervan.

6. Mededeling van uw gegevens

1. De gegevens die u ons zelf meedeelt

Wanneer u gebruik wenst te maken van het contactformulier of onze inlogmodule, vragen wij u om persoonsgegevens te verstrekken. U verschaft ons op dat ogenblik persoonsgegevens. Door ons een e-mail te sturen, deelt u met ons persoonsgegevens (uw e-mailadres en uw naam, voornaam, adres, telefoonnummer, afhankelijk van wat u zelf in uw e-mailbericht schrijft). Deze gegevens worden gebruikt om onze mogelijke contractuele verplichtingen met u en de dienst voor u te kunnen uitvoeren, om uw vragen te beantwoorden en voor direct marketingdoeleinden. Deze gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers van Envimmo of deze van (een van) haar eventuele verwerker(s) (bv. hostingbedrijf), die eveneens strikt gebonden is tot vertrouwelijkheid met betrekking tot uw persoonsgegevens.

2. De gegevens die op basis van uw gebruik van de website worden verzameld

Wij verzamelen gegevens over de manier waarop u gebruik maakt van onze diensten en website. Op die manier zijn wij in staat onze diensten nog beter af te stemmen op uw noden en interesses. Wij maken bovendien gebruik van cookies om gegevens te verzamelen over het gebruik van de diensten. Meer daarover leest u in ons cookiebeleid.

3. De gegevens afkomstig van derden

Envimmo ontvangt uw persoonsgegevens in principe niet via derden. Wij verzamelen of gebruiken trouwens geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die in deze privacyverklaring worden omschreven.

7. Met wie delen wij uw gegevens?

Envimmo maakt geen persoonsgegevens over aan derden behoudens indien dit noodzakelijk is ter verwezenlijking van de vooropgestelde doeleinden.

Voor onze dienstverlening schakelen wij dienstverleners in. Wanneer wij persoonsgegevens namens onze klanten verwerken, zijn dat onze subverwerkers. Zij zijn allen gebonden aan een verwerkersovereenkomst:

Daarnaast gebruiken wij Google Fonts voor lettertypes. Koppelingen die u zelf inschakelt, zoals Exact Online of Odoo, sturen gegevens op uw instructie naar die dienst. Voor onze eigen facturatie via Peppol werken wij met Recommand.

De actuele en bindende versie vindt u in de lijst van subverwerkers. Wij informeren onze klanten minstens 30 dagen voorafgaand aan elke wijziging in deze lijst.

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

8. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

De AVG schrijft geen concrete bewaartermijn voor voor het bewaren van de persoonsgegevens. Het uitgangspunt is dat de persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. Wat noodzakelijk is, hangt af van de concrete situatie.

Envimmo zal de persoonsgegevens die het verwerkt niet langer bewaren dan nodig om de doeleinden die in deze privacyverklaring uiteengezet worden en waarvoor de persoonsgegevens verzameld werden, te bereiken.

De persoonsgegevens die u ons meedeelt in het kader van onze contractuele relatie of wanneer u ons een vraag stelt, worden bewaard gedurende een termijn die van belang is om u diensten te leveren of vragen te beantwoorden, rekening houdende met de contractuele en/of wettelijke verplichtingen die wij kunnen hebben om deze gegevens te bewaren. Zo is elke onderneming bijvoorbeeld wettelijk verplicht om bepaalde documenten gedurende een zekere termijn te bewaren (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving, het personeelsdossier, facturen, etc.).

Concreet worden de volgende bewaringstermijnen gehandhaafd:

• Uitnodigingen: 7 tot 30 dagen na verzending
• Financiële gegevens (transacties, betalingen): 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Audit logs: zolang nodig voor compliance-doeleinden, met een maximum van 7 jaar
• Accountgegevens: tot u uw account verwijdert
• Contracten en handtekeningen: permanent (juridische bewijsvoering)
• Overige persoonsgegevens: tot verwijdering op verzoek

9. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Envimmo heeft veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van uw persoonsgegevens verzameld op onze website of op enige andere wijze, alsook elke andere niet-toegestane verwerking van uw persoonsgegevens te vermijden.

Concreet zijn de volgende maatregelen van kracht:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS)
• Row-Level Security op databaseniveau (elke organisatie ziet enkel eigen data)
• Versleutelde OAuth-tokens (AES-256-GCM) voor bankintegratie
• Wachtwoorden worden gehashed opgeslagen (nooit in leesbare vorm)
• JWT-gebaseerde sessiebeveiliging met automatische vernieuwing
• Alle bestandsopslag is versleuteld at-rest

In geen geval kan Envimmo verantwoordelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.

10. Uw rechten

1. Recht van inzage, verbetering en het wissen van gegevens

Uw persoonsgegevens zijn en blijven uw persoonsgegevens. U behoudt de volledige controle. Wij passen dan ook optimale transparantie, behoorlijkheid en rechtmatigheid toe ten opzichte van u voor het gebruik ervan, waarbij u de controle behoudt van uw persoonsgegevens en wat daarmee gebeurt.

U hebt het recht om inzage te verzoeken van de persoonsgegevens die Envimmo van u verwerkt. Indien deze informatie onjuist blijkt te zijn, hebt u het recht deze informatie te laten aanpassen.

U hebt tevens principieel het recht om de persoonsgegevens die op u betrekking hebben te laten wissen. Dergelijke wissing van persoonsgegevens is niet mogelijk wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is of bestemd voor de onderbouwing of de verdediging in het kader van een rechtsvordering.

Uw verzoek tot wissing kan tevens geweigerd worden wanneer dit vereist is in het algemeen belang, voor de bescherming van de rechten en vrijheden van anderen of onder de door de wet opgesomde uitzonderingen. Deze wettelijke uitzonderingen worden opgesomd in artikel 17 AVG:

• de verwerking is noodzakelijk voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
• de verwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een in het Unierecht of het lidstatelijk recht neergelegde wettelijke verwerkingsverplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust, of voor het vervullen van een taak van algemeen belang of het uitoefenen van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is verleend;
• de verwerking is noodzakelijk om redenen van algemeen belang op het gebied van volksgezondheid;
• de verwerking is noodzakelijk voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden en voor zover het recht op gegevenswissing de verwezenlijking van de doeleinden van die verwerking onmogelijk dreigt te maken of ernstig in het gedrang dreigt te brengen;
• de verwerking is noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

2. Beperking van de verwerking en bezwaar

In bepaalde gevallen heeft u het recht de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken. Dit kan onder meer wanneer u de juistheid van de persoonsgegevens zou betwisten of de verwerking onrechtmatig is. In voorkomend geval zullen wij uw persoonsgegevens enkel nog opslaan.

U heeft tevens het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van de betreffende persoonsgegevens op basis van artikel 6.1 (f) AVG, met inbegrip van profilering op basis van die bepalingen. Dergelijk bezwaar is niet mogelijk indien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst.

3. Overdraagbaarheid van persoonsgegevens

U heeft het recht om een kopie (in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm) van uw persoonsgegevens te bekomen en de persoonsgegevens te laten doorsturen naar een andere vennootschap.

4. Geautomatiseerde besluitvorming

U heeft het recht om niet onderworpen te worden aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit indien hieraan rechtsgevolgen voor u verbonden zijn of dit u in aanmerkelijke mate treft. Dit is niet mogelijk indien dit besluit gebaseerd is op uw toestemming.

Het uitoefenen van deze rechten is kosteloos en dit kan gebeuren door per e-mail een verzoek te sturen naar info@env.immo of per post naar het adres van de maatschappelijke zetel gelegen te Pastoor Nijsstraat 12, 3200 Aarschot. In dit verzoek dient u voldoende bewijs te leveren van uw identiteit alsook de nodige informatie op te nemen opdat Envimmo haar verplichtingen kan nakomen. Wij beantwoorden uw verzoek zo snel mogelijk en in elk geval binnen één maand na ontvangst ervan. Die termijn kan met twee maanden verlengd worden indien uw verzoek complex is of indien wij meerdere verzoeken behandelen; in dat geval brengen wij u binnen de maand op de hoogte van de verlenging en de reden ervan.

Indien u verzoeken indient die kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, heeft Envimmo het recht een redelijke vergoeding aan te rekenen ofwel om het verzoek te weigeren. In het laatste geval zullen wij u hiervan schriftelijk in kennis stellen.

11. Klachten

Indien u meent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door ons een inbreuk zou uitmaken op de bepalingen van onderhavige privacyverklaring of op de AVG, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, contact@apd-gba.be

12. Wijzigingen

Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden op deze website. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze website of andere wijzen waarop wij gegevens verzamelen en verwerken, kunnen leiden tot wijzigingen.

Envimmo kan tevens verplicht worden deze privacyverklaring aan te passen aan de nieuwe wetgeving en/of aanbevelingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit of aanbevelingen van de Europese Databeschermingsautoriteit. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

13. Toepasselijk recht en bevoegdheid

Deze privacyverklaring valt onder de uitsluitende toepassing van het Belgische recht. In geval van een betwisting over de geldigheid, toepassing, interpretatie of handhaving van deze privacyverklaring zijn enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Leuven bevoegd om kennis te nemen van dergelijke geschillen.

Indien u van mening bent dat de verwerking van uw betreffende persoonsgegevens inbreuk maakt op de Algemene Verordening Gegevensbescherming, heeft u het recht om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, met name in de lidstaat waar u gewoonlijk verblijft, u uw werkplek hebt of waar de beweerde inbreuk is begaan.

14. Vragen en feedback

We controleren op zeer regelmatige basis of we aan de geldende privacywetgeving en aan deze privacyverklaring voldoen. Als u vragen heeft of verdere uitleg had gewenst over deze privacyverklaring, kan u contact met ons opnemen:

Envimmo BV
Pastoor Nijsstraat 12
3200 Aarschot
België

info@env.immo