Een huurder vertrekt. Er staat nog huur open, de plaatsbeschrijving bij uittrede toont schade en de waarborg moet terug, helemaal of voor een deel. Vanaf vandaag zet Envimmo dat voor iedereen samen in één eindafrekening, die huurder en verhuurder ondertekenen. Je vindt ze op de contractpagina.
Het begint bij de plaatsbeschrijving
Bij de uittrede beoordeel je elke vastgestelde schade apart: "Geen door te rekenen kost" of "Opnemen in eindafrekening". Bij die laatste geef je één of meer kostenlijnen op met een omschrijving en een bedrag. Alleen die gaan mee. De kosten vul jij in, de huurder kan dat niet. Is het verslag getekend, dan brengt de knop Eindafrekening openen je naar het contract.
Zo maak je de eindafrekening
- Je klikt op Eindafrekening maken. Dat kan vanaf de dag na de contractuele einddatum, of bij een vervroegd einde vanaf de effectieve einddatum. De plaatsbeschrijving bij uittrede moet getekend zijn.
- Envimmo haalt de regels op, in vier groepen: openstaande huur en kosten, schade bij uittrede, waarborg en zekerheid, en handmatige correcties.
- Je controleert elke regel. Een automatische regel kan je aanpassen of schrappen, met het oorspronkelijke bedrag ernaast. Met Regel toevoegen zet je er iets bij, ten laste van de huurder of als tegoed.
- Je kiest de rekening voor het saldo, een vervaldatum als de huurder moet betalen en de taal van het dossier (Nederlands, Frans of Engels). Met Ter ondertekening versturen maakt Envimmo er een vast pdf-document van.
- Per huurder maak je een ondertekenlink. De huurder tekent op de eigen gsm, of op jouw toestel, en ziet daarbij elke regel met de berekening. Jij tekent als beheerder. De link blijft een uur geldig, dus dit doe je het best ter plaatse.
- Na de laatste handtekening rondt Envimmo het dossier zelf af. De getekende pdf staat bij de contractdocumenten.
Hoe huur en waarborg meetellen
Voor de huur kijkt Envimmo per betaallijn naar wat verwacht was en wat al betaald is. Het verschil staat open, of wordt een tegoed als de huurder te veel betaalde. Bij een vervroegd einde vervallen huur en lasten voor de periode dat de huurder er niet meer woont. Wat daarvoor al betaald was, komt terug als tegoed.
Een cashwaarborg die jij nog aanhoudt, telt als tegoed voor de huurder. Bij een bankwaarborg, geblokkeerde rekening, OCMW-waarborg, e-DEPO of verzekeringswaarborg staat het geld niet op jouw rekening. Dan telt alleen het deel dat bij de vrijgave al naar jou ging. Onderaan staat de uitkomst: Huurder betaalt verhuurder, Verhuurder betaalt huurder of Niets meer te betalen.
Na de handtekening
- Betaalt de huurder, dan komt er een nieuwe betaling van het type Eindafrekening bij Betalingen. Die koppel je net als huur aan de betaling.
- Hield je een cashwaarborg aan, dan is de volgende stap Waarborg afhandelen. Bij Waarborgen registreer je wat terugbetaald en wat ingehouden is. Daar kan je ook het SEPA-bestand voor de terugbetaling maken.
- Bij een andere waarborgvorm registreer je de vrijgave in Waarborgen.
- Krijgt de huurder buiten de waarborg geld terug, dan bevestig je die terugbetaling met de wijze en een referentie, bijvoorbeeld de banktransactie.
Het SEPA-bestand laad je op bij je bank.
Waar je het vindt
Op het contract staat de kaart Eindafrekening, op het tabblad Documenten. Alle dossiers samen staan in het menu Financieel, onder Eindafrekeningen. Daar staan ze per fase, van Op te maken tot Financieel afgehandeld, met bovenaan wat je nog te ontvangen en terug te betalen hebt. Een eindafrekening die openstaat, verschijnt ook op je dashboard.