Kosten en lasten: forfait of werkelijke kosten, en hoe u jaarlijks afrekent

Uw huurder betaalt € 950 huur en € 120 per maand voor de lasten. Of die € 120 een vast bedrag is of een voorschot, bepaalt of u moet afrekenen, welke stukken u moet kunnen tonen en hoeveel een huurder later kan terugvragen. De regels hieronder gelden voor woninghuur als hoofdverblijfplaats in Vlaanderen, voor contracten gesloten vanaf 1 januari 2019.

Forfait of provisie: wat staat er in uw contract?

Er zijn twee manieren om lasten aan te rekenen. Bij een forfait spreekt u een vast bedrag af. Dat bedrag dekt de lasten, wat ze ook werkelijk kosten, en er volgt geen afrekening.

Bij een provisie betaalt de huurder elke maand een voorschot op de werkelijke kosten en rekent u achteraf af.

Het Vlaams Woninghuurdecreet kiest standaard voor de werkelijke kosten. Alleen als u uitdrukkelijk een vast bedrag overeenkwam, is het een forfait. Staat er in uw contract gewoon “lasten: € 120 per maand”, zonder dat het een vast bedrag genoemd wordt, dan moeten de lasten met de werkelijke uitgaven overeenstemmen. Dan hebt u in feite een provisie, met de verplichtingen die daarbij horen.

Lasten vermeldt u los van de huur, als aparte post in een afzonderlijke rekening. De indexatie geldt alleen voor de basishuur, zonder kosten en lasten. Telt u huur en lasten samen, dan indexeert u te veel of weet u na een paar jaar niet meer welk deel wat was. Hoe u de huur zelf indexeert, leest u in het artikel over indexatie.

Wat mag u doorrekenen, en wat nooit?

De basisregel is dwingend. Kosten die verbonden zijn aan de zakelijke rechten op de woning, dus aan het eigendom, zijn voor de verhuurder. Kosten die verbonden zijn aan het gebruik, zijn voor de huurder. Een clausule die daarvan afwijkt, kunt u niet inroepen.

De onroerende voorheffing is het duidelijkste geval: die rekent u nooit door. Er hangt nog een regel aan vast. Heeft uw huurder personen ten laste, dan geldt er een vermindering van onroerende voorheffing die afhangt van zijn gezinssituatie. U moet die vermindering aanvragen, en de huurder mag ze van de huur aftrekken, ook als het contract dat niet toelaat.

Voor appartementsgebouwen legt een bijlage bij het uitvoeringsbesluit van het decreet vast hoe de gangbare kosten verdeeld worden. De lijst somt niet alles op. Wat er niet op staat, verdeelt u volgens de basisregel. Hieronder de posten die spelen als u het hele gebouw bezit.

Een dienst op vraag van één partij betaalt die partij volledig. Een extra sleutel voor de huurder is voor de huurder, een verkoopdossier is voor u. Ook de kosten van een makelaar die het contract bemiddelde, rekent u niet door, tenzij de huurder zelf de opdracht gaf.

Voor brand en waterschade moeten huurder en verhuurder elk hun eigen aansprakelijkheid verzekeren. De premie van de polis van de eigenaar staat niet op de verdelingslijst. Wilt u die toch doorrekenen, dan vindt u in de lijst geen steun.

Afrekenen: wat de wet vraagt en hoe u het doet

Het decreet schrijft nergens letterlijk een jaarlijkse afrekening voor. Het eist wel dat de lasten met de werkelijke kosten overeenstemmen en dat de huurder de bewijsstukken kan opvragen. Werkt u met een provisie, dan moet u dus kunnen tonen wat de werkelijke kosten waren en het verschil verrekenen. Eén keer per jaar afrekenen is daarvoor de eenvoudigste manier.

Beheert u het hele gebouw zelf, dan hoeft u niet elke factuur door te sturen. Een opgave van de kosten volstaat, als de huurder de facturen bij u kan inkijken.

Deel huurder                          € 1.475
Betaalde provisies   12 × € 120     = € 1.440
Saldo, te betalen door de huurder        € 35

Een forfait ligt niet voor altijd vast

Een forfait lijkt de veilige keuze: geen afrekening, geen discussie. Toch kan elke partij op elk moment aan de vrederechter vragen om het forfait te herzien, of om het om te zetten naar werkelijke kosten als dat mogelijk is. De rechter kijkt naar hoe de werkelijke uitgaven evolueerden en bepaalt vanaf wanneer de nieuwe regeling geldt.

Een forfait dat ver onder de werkelijke kosten ligt, kunt u dus laten bijstellen. Ligt het er ver boven, dan kan uw huurder het laten zakken. Kiest u voor een forfait, schrijf dan uitdrukkelijk in het contract dat het om een vast bedrag gaat, en leg het elk jaar naast wat u werkelijk betaalt.

Verjaring: hoe ver kan iemand teruggaan?

Rekende u te veel aan, dan kan de huurder dat terugvragen met een aangetekende brief. Hij krijgt de bedragen terug die vervallen en betaald zijn in de vijf jaar vóór die brief. Daarna heeft hij één jaar om naar de rechter te stappen als u niet terugbetaalt.

Omgekeerd verjaart uw vordering voor achterstallige huur en lasten na vijf jaar. Volgens de officiële brochure van de Vlaamse overheid is dat tien jaar voor kosten en lasten die op een termijn van meer dan een jaar betaalbaar zijn.

Studentenkoten: all-in, met vier uitzonderingen

Voor studentenhuur geldt een eigen regeling. De huurprijs is all-in en omvat alle kosten en lasten, behalve het verbruik van energie en water, telecom en de belasting op tweede verblijven.

• Een forfait voor het verbruik mag u niet indexeren.
• Een forfait omzetten via de rechter bestaat bij studentenhuur niet, alleen in onderling akkoord.
• Een eenmalige administratiekost bij ondertekening is niet toegelaten, en een eindschoonmaak kan alleen via de all-in-prijs.
• De belasting op tweede verblijven rekent u alleen pro rata door, en alleen als het contract dat bepaalt.

Meer over koten staat in de septemberchecklist voor studentenvastgoed.

Wat u nu nakijkt