Het rapport dat je bank wil zien, en waarom een Excel-export niet volstaat

Je bank plant de jaarlijkse bespreking van je kredieten, of je wil een gebouw herfinancieren. De kredietbeheerder vraagt een overzicht van de portefeuille. Wat moet daarin staan, per pand en per vennootschap, en waarom komt een rapport dat je uit drie exports samenstelt daar moeilijk door?

Waar de vragen van je bank vandaan komen

Veel vragen van je kredietbeheerder hebben een Europese basis. De EBA-richtsnoeren over kredietverlening en opvolging richten zich tot de banken, niet tot jou, maar ze bepalen wel welke informatie de bank moet hebben. Bijlage 2 somt op wat een bank verzamelt voor een krediet aan een onderneming, met een extra blok voor vastgoed dat huurinkomsten oplevert. De EBA noemt dat commercieel vastgoed.

Belgische bronnen vullen dat aan. Banken willen bij voorkeur de tijdig neergelegde jaarrekening van de laatste drie jaar en een recente tussentijdse afsluiting, en kijken of belasting- en RSZ-schulden in orde zijn. Ook het EPC telt mee, want de bank moet over de energie-efficiëntie van haar vastgoedonderpand rapporteren. Bij woonkredieten houden veel banken volgens de Nationale Bank al rekening met renovatiekosten die nodig kunnen zijn.

Wat de bank met je cijfers berekent

Uit die informatie berekent de bank ratio’s. De belangrijkste:

LTV  = uitstaande lening / waarde van het onderpand
DSCR = beschikbare cashflow / schuldendienst (intrest + kapitaalaflossing)
ICR  = EBITDA / intrestlasten

EBITDA is het resultaat vóór intrest, belastingen en afschrijvingen. De EBA noemt daarnaast onder meer de debt yield (netto huurinkomsten gedeeld door de lening), de bezettingsgraad en de huurinkomsten gedeeld door de vastgoedgerelateerde intrestlasten. Een wettelijke norm voor een vastgoedvennootschap bestaat voor geen van die ratio’s. De EBA verplicht banken wel om in hun kredietbeleid zelf aanvaardbare limieten voor DSCR, ICR en LTV vast te leggen. Welk minimum voor jou geldt, hoe de cashflow in de teller berekend wordt en hoe vaak er getest wordt, staat in je kredietovereenkomst. Meer daarover in DSCR en je bank en LTV en herfinanciering.

De bank kijkt ook vooruit. Bij vastgoedkrediet moet ze een gevoeligheidsanalyse maken met onder meer wederverhuur en huurprijswijzigingen, de looptijd van de huurcontracten tegenover die van het krediet, hogere leegstand, onderhouds- en renovatiekosten, huurvrije periodes en herfinancieringsrisico. Hoe beter je die gegevens aanlevert, hoe minder de bank moet veronderstellen. Zelf rekenen kan met stresstests voor je portefeuille.

Zo bouw je het op, per pand en per vennootschap

De huurlijst per unit

De basis is een huurlijst per unit, in het Engels een rent roll: per unit de huurder, de huur, de start- en einddatum, de waarborg, de achterstal en het EPC. Een lege unit staat er ook in, met de datum sinds wanneer ze leeg is.

Uit zo’n lijst leest de bank welke contracten tijdens de looptijd van haar krediet aflopen, waar huur achterstaat en welke units een zwak EPC hebben. Voor woninghuurcontracten die vóór 1 oktober 2022 ingingen, beperkt Vlaanderen bij EPC D, E of F, of zonder EPC, ook de indexatie. Meer daarover in EPC en verhuur.

Waarde, schuld en ratio’s per pand

Per pand vermeld je de laatste schatting met datum, methode en schatter, het openstaand saldo van elk krediet en de ratio’s. Tel daarna waarde, schuld en cashflow op per vennootschap en reken de ratio’s opnieuw uit. Je hebt beide niveaus nodig, want een gemiddelde verbergt wat er per pand gebeurt.

Vermeld per krediet ook de rente, het einde van de rentevaste periode en de vervaldag, met de aflossingstabel als bijlage. Leningen van een holding of een aandeelhouder aan de vennootschap zet je apart, met de overeenkomst, de rente en de afspraken over terugbetaling.

Wat er rond de cijfers moet liggen

• Eigendomsstructuur: welke vennootschap welk pand bezit, wie de aandeelhouders zijn en met welk percentage, tot bij de uiteindelijke begunstigden.
• Verzekering: per pand het attest van de brandverzekering.
• EPC en werken: het label per unit en de renovaties die je plant, met budget en timing. De EBA verplicht banken de noodzakelijke investeringen tijdens de looptijd van het krediet te beoordelen.
• Covenants: per krediet de ratio’s en testdatums uit het contract, berekend op de manier die erin staat. Banken volgen dat op via een compliance certificate, een verklaring waarin je per testdatum bevestigt dat je de afspraken haalt.

Waarom een losse export niet volstaat

Een spreadsheet is een prima formaat om cijfers door te sturen. Het probleem zit in het samenstellen. De huurlijst komt uit je beheerpakket op 31 augustus, de saldi van de leningen uit de bankafschriften van eind juni, de waarde uit een schatting van 2024 en de kosten uit de boekhouding van vorig jaar. Elk getal klopt, maar samen beschrijven ze geen enkel moment.

In het voorbeeld hierboven staat App. 1.2 sinds 1 augustus leeg. Een DSCR die in juni berekend werd, rekent nog met die huur. Een LTV met het saldo van eind juni ligt hoger dan met het saldo van eind augustus. Dat zijn kleine verschillen, tot een ratio net rond de drempel van je covenant ligt.

Dan volgt de vraag waar een getal vandaan komt. Een DSCR van 1,24 moet je kunnen terugbrengen tot de contracten, de aflossingstabellen en de kosten die erin zitten. In een bestand met geplakte waarden is die link weg. Hetzelfde geldt volgend jaar: wil de bank vergelijken, dan moet je het rapport van vorig jaar met dezelfde definities opnieuw kunnen maken.

Bij meerdere vennootschappen komt er een laag bij. De boekhouding levert cijfers per vennootschap, je huurlijst per gebouw, de bank denkt per krediet. Wie het rapport samenstelt, moet telkens weten welk pand in welke vennootschap zit en welk krediet op welk pand rust. Die koppeling hoort vast in je administratie te zitten.

Checklist voor je volgende bankrapport